初心者の方は必見！同人イベントの事前準備の流れについて解説

同人イベントに参加したいと考えているけれど、どのような準備をしたらいいのか、何を持っていけばいいのか初心者の場合わからないことだらけではないでしょうか。何度か参加したことのある人でも、忘れものをして後悔したことがある人もいるかもしれません。ここでは事前準備の流れやイベント中に気をつけたいことについてご紹介します。

イベント1週間前までに準備すること

まず1週間前の事前準備について確認していきましょう。

■頒布物と参加証

1週間前までに必ず準備しなければいけないものは頒布物です。会場に入れたとしても頒布物がなければ参加する意味はありません。自分を存分に表現した同人誌やグッズなどを1週間前までに制作し、印刷物に関しては印刷まで完了しておきましょう。

同人誌の作成が初めての場合は、入稿後に修正が入ることが多いため余裕を持ったスケジュールを組んでおくことが大切です。サークル参加をする場合には、参加のための証明書が必要です。事前に事務局から書類が送付されますので、当日までに確認し、入力事項があれば記入しておきましょう。

■搬入方法の確定

印刷会社から直接会場に配送してもらうのか、自宅で一度受け取ってから自分で宅急便を使って送るのか決めておきます。直接会場に配送する直接搬入は、印刷会社がイベント会場のブースまで運んでくれるサービスです。イベントの開場時間にはブースに届いています。印刷物に不備があった場合に印刷会社に連絡することですぐに対応してもらえるなどのメリットがあります。

ただ、すべての印刷会社が対応しているわけではないので発注の際に確認が必要です。直接搬入でない場合は、印刷物を自宅に送ってもらい、自宅から宅配を手配します。イベント要綱に配送に関する項目がありますので事前に必着時間や指定の配送会社があるかなど確認しておきましょう。受付期間に遅れないように原稿を入稿するため、余裕を持ったスケジュール作成をしましょう。

イベント2日前までに準備すること

いざ２日前になったとき、なにが必要でしょうか。

■お釣りの準備

頒布物の料金に合わせて想定される小銭の準備をしておきましょう。作品の値段設定にもよりますが、500円玉と100円玉は少し多めに準備しておくと安心です。お釣りや売上金を入れておく入れ物も準備します。

■ディスプレイ用品の準備

確保したスペースを充分に活かして、なるべく多くの人の目に止まるような準備をします。ポスターや値札、お品書きなどごちゃごちゃしない程度に目立つ方法を考えましょう。

冊子が目立つようにテーブルの上にクロスをひくのも効果的です。必ず持って行くものではないですが、あると便利なものは、ポスタースタンドやブックスタンド、マスキングテープ、油性ペン、OPP袋などです。たいていのものは100円ショップで手に入りますので事前に準備しておきましょう。

■宿泊・交通手段確保

イベント会場が近郊であれば問題ありませんが、遠方から参加する場合には新幹線やバスなどの予約を事前に済ませておくと安心です。

また、始発に乗っても到着が開場時間に間に合わない場合には前泊することになるため、宿の確保も必要です。連休など繁忙期にイベントが開催される場合には混雑が予想されるので、日程が決まった段階で交通手段と宿泊場所を検討することをおすすめします。

イベント前日に準備すること

前日に準備することは、以下の２つです。

■持ち物リスト

イベント参加に必要なチケットなど当日必要なものをリスト化して忘れ物がないかチェックしましょう。会場が家から遠い場合は取りに帰ることができないので、参加要項も再度確認して、入場時刻や荷物の受け取り場所などチェックしておきます。

夏のイベントでは冷感シートやタオル、扇子など、冬はカイロやマフラー、ひざかけなど暑さ・寒さ対策も忘れずにしましょう。

■早く寝る

イベント当日は人が多いため、座っているだけでも大変疲れます。寝不足で参加して、会場の熱気に圧倒され体調不良になることもあります。慣れている人でもイベントの参加時には体力を使うので、前日はしっかり睡眠をとって翌日に備えましょう。

イベント当日にすべきこと

会場付近は非常に混雑することが予想されるので、ICカードのチャージやトイレはなるべく自宅付近で済ませておくようにしましょう。また、コンビニも同様に混雑するため、昼食やおやつなども地元で買っておくようにしましょう。

■到着時間

イベント開始の遅くとも30分前には着いておくようにします。準備にどのくらい時間がかかるのか考えたうえで到着時間を決めましょう。初めて参加する場合には1時間くらい前に行って余裕をもって準備をすることをおすすめします。

■搬入物確認

自分または印刷会社から発送したものが到着しているか、内容に不備がないかを確認します。届いていない場合には宅配業者や印刷業者に確認します。ブースで使用するものについても届いているか確認をします。搬入エリアに荷物がない場合には会場スタッフに聞いてみましょう。

■食料の確保

サークル参加の場合、朝から夕方まで会場に居続けることになります。途中で会場を抜けることもできますが、買い物をするために並んだり、戻ってきたタイミングで入場規制の列にひっかかったりして自分のブースに戻れないこともあります。朝食や昼食、間食は会場に入る前に購入しておきましょう。

■ディスプレイ

来場者が立ち寄りやすい、すっきりと見やすいディスプレイを心がけましょう。ただ、すっきりしすぎてさみしい印象にならないように、値札やお品書きに工夫を加えて自分の作品のよさが最大限伝わるような飾り付けにします。一番上に積む本は見本用としてわかるようにカバーをつけたりして置いておくと来場者にもわかりやすいです。

イベント中に気をつけたいポイント

イベント中のマナーなどについて見ていきましょう。

■周りへのあいさつ

両隣のブースには開始前に簡単なあいさつをしておくと、お互い気持ちよく過ごすことができます。ごみがたまって隣に迷惑をかけることがないように気をつけましょう。イベント終了後にもあいさつを忘れずにしましょう。

■スペースをはみ出ない

自分の荷物や頒布物が隣のブースに邪魔にならないように気をつけましょう。複数人で参加する場合には気づかずにスペースをはみ出してしまうこともあるので隣への配慮を忘れないことが大切です。知り合いに合って話す場合にも、両隣や来場者の邪魔になっていないかなど確認して行動しましょう。

■身分確認

年齢指定の頒布物がある場合には、身分証を提示してもらい、必ず年齢確認をします。イベントには老若男女問わず参加しますので、きちんと身分確認を行うのが主催者に対するマナーです。

■盗難防止

不特定多数の人が行き来する会場では出展者を狙った犯罪の多発も報告されています。自分のスペースにはお金が見える状態で置かないようにしましょう。目に付く場所に置いてあると、盗難の被害に遭う可能性が高くなります。スペースを離れる場合は少しの時間であってもお金を持って移動することが大切です。常に防犯意識をもって行動することを心がけましょう。

初めて参加する場合、わからないことだらけで不安になることもあるかもしれませんが、事前準備をしっかり行うことで不安は解消できます。イベント当日もルールやマナーを守って、自分も参加者の一人であるという自覚を忘れずに行動しましょう。適切な対策をとることで、イベントを楽しむだけでなく、盛り上げていきたいですね。